Externen Projektleiter finden: sieben Fragen, bevor du unterschreibst

Welche Rolle du suchst

Ein externer Projektleiter führt dein Projekt auf Zeit und von außerhalb deiner Organisation: Ziel, Plan, Team, Risiken, Entscheidungen und Übergabe. Die Suche beginnt deshalb nicht bei Namen, sondern bei der Rolle. Erst beschreiben, dann an den passenden Orten suchen, am Ende mit wenigen, harten Fragen auswählen. Manche sagen Projektmanager, manche Projektleiter auf Zeit. Gemeint ist dieselbe Rolle, und gesucht wird sie selten unter ihrem Titel.

Eine unbequeme Wahrheit vorweg: Manches Projekt braucht keine Projektleitung von außen, sondern eine Person im eigenen Haus, die dafür Zeit bekommt. Ist das bei dir so, sage ich dir das im Erstgespräch, auch wenn mir dabei ein Auftrag entgeht.

Kleine Offenlegung: Ich mache diesen Job selbst. Du liest also einen Ratgeber darüber, wie man Leute wie mich prüft, geschrieben von einem, der dabei auch durchfallen kann. Die sieben Fragen funktionieren trotzdem, auch gegen mich. Wie ich die Rolle ausfülle, steht unter Externe Projektleitung.

Schritt 1: Die Rolle beschreiben, bevor du suchst

Viele Fehlbesetzungen beginnen mit einer Rolle, die niemand aufgeschrieben hat. Dann sucht man „jemanden, der das in die Hand nimmt“, und bekommt jemanden, der etwas anderes in die Hand nimmt. Schreib auf eine Seite:

• Anlass: Relaunch, KI-Einführung, Projekt in Schieflage oder eine leere Stelle.
• Ziel und Leitmessgröße: Woran merkst du am Ende, dass es geklappt hat?
• Entscheidungen: Was entscheidet die Projektleitung allein, was kommt zu dir zurück?
• Beteiligte: Welche Teams und Firmen arbeiten mit, wer davon intern, wer extern?
• Gestaltung: Soll die Projektleitung auch Design, Nutzerführung und Barrierefreiheit verantworten, oder liefert das eine Agentur? Klär das vorher, sonst klärt es der erste Entwurf.
• Zeitraum und Ende: Ab wann, wie viele Tage pro Woche, und woran erkennst du das Ende?
• Ansprechperson: Wer bei dir hat die Zeit, Fragen innerhalb weniger Tage zu beantworten?

Der letzte Punkt wird gern übersehen, und er bremst ein Projekt zuverlässiger als jede fehlende Kompetenz. In einem meiner Angebote steht dazu: „Eine klare, erreichbare Ansprechperson hält das Tempo hoch …“ Das gilt für jede Projektleitung, nicht nur für meine.

Brennt das Projekt schon, sieht das Profil anders aus: weniger Planung, mehr Bestandsaufnahme. Dafür gibt es die Seite Projekt in Schieflage.

Schritt 2: Wo du suchst

Es gibt keinen Marktplatz, auf dem ein guter externer Projektleiter oben steht. Es gibt Kanäle mit unterschiedlichen Stärken, und jeder hat eine Schwachstelle, die er dir nicht von selbst sagt.

Bei mir laufen fast alle Projekte über das Netzwerk der Wiener Agentur clickpuls (externer Link). Anfragen kommen über Partner, Kontakte oder direkt, ab der Discovery führe meist ich. Wer dahinter baut, steht auf der Seite Netzwerk.

Schritt 3: Vorprüfung ohne Gespräch

Bevor du jemanden anrufst, schau dir an, was diese Person über die eigene Arbeit veröffentlicht. Vier Dinge trennen Belege von Behauptungen:

• Fälle mit Rolle: Steht dabei, was genau die Person gemacht hat und was andere? Bei mir steht das in jedem Fall, zum Beispiel: Strategie, Konzept, Design und Build bei mir, Infrastruktur, Deployment-Pipeline und automatische Skalierung bei Martin Ogris von clickpuls.
• Zahlen statt Adjektive: „Fehlerhafte Sprach-Links von 1.075 auf 188 gesenkt“ sagt mehr als „saubere Migration“.
• Ein Stand-Datum: Wer die eigene Seite pflegt, pflegt vermutlich auch deinen Projektplan.
• Die eigene Seite als Arbeitsprobe: Lässt sie sich mit der Tastatur bedienen, ist der Text lesbar, lädt sie schnell? Wer bei sich selbst schludert, hält es bei dir nicht anders.

Warnsignal: „Referenzen auf Anfrage“ ohne einen einzigen erzählten Fall. Vertraulichkeit ist ein guter Grund, Namen wegzulassen. Für fehlende Geschichten ist sie keiner. Meine Fälle stehen unter Projekte, ohne Kundennamen und mit Zahlen.

Schritt 4: Sieben Prüffragen für das Erstgespräch

Diese Fragen sind unbequem, dafür sind sie da. Eine gute Projektleitung antwortet konkret, mit einem Beispiel und gern mit einer Grenze. Wer bei keiner Frage eine Grenze nennt, hat keine oder verschweigt sie.

1. Was hast du dir vor diesem Gespräch angesehen?

   Wer vorbereitet kommt, kennt deine Website, deine Unterlagen oder deine Zahlen schon. Wer ohne Vorbereitung kommt, lernt dein Projekt auf deine Kosten kennen. Vor fast jedem meiner Erstgespräche 2026 lag ein eigener Crawl der Kundenseite vor. Bei einem Telematik-Unternehmen waren es 60 Seiten und 142 Adressen, vermessen vier Tage vor dem Termin.

2. Wer arbeitet an meinem Projekt, und wer ist mein täglicher Ansprechpartner?

   Du willst Namen hören, keine Abteilungen. Bleibt die Person aus dem Erstgespräch bis zum Ende, oder übernimmt nach der Unterschrift jemand anderes? Mein Satz dazu: „Kein Senior als Lockvogel, kein Junior als Überraschung danach.“

3. Wie klein ist der erste verbindliche Schritt?

   Gute Projektleitung verkauft dir nicht alles auf einmal. Sie schlägt einen ersten Schritt vor, nach dem du frei entscheidest, ob es weitergeht. Bei einem Großhändler lag der verbindliche Einstieg im Verhältnis zum Gesamtrahmen bei rund 1 zu 28, entstanden über 10 Revisionen in rund 21 Stunden.

4. Wann hast du zuletzt einem Kunden von etwas abgeraten?

   Wer nie Nein sagt, sagt dir auch nicht, wenn dein Projekt kippt. Ein Industrie-Distributor wollte für seinen Domainumzug sechs Länderverzeichnisse. Ich habe mit drei nummerierten Gründen abgeraten, gebaut wurde keines. Den Nachteil meiner Empfehlung habe ich gleich dazugeschrieben: „Das ist kosmetisch, die Adressen funktionieren.“

5. Wie trennst du Messwert, Schätzung und Annahme?

   Die Antwort zeigt, ob du später Zahlen bekommst oder Stimmung. Wer hier ausweicht, verkauft dir später Schätzungen als Messwerte. Ich schreibe es dazu: „Das ist gerechnet, nicht zugesagt.“

6. Was passiert, wenn das Projekt kippt?

   Frag nach einem echten Kurswechsel, nicht nach einem Prozessbild. Eine gute Antwort erzählt, was gekippt ist, was am selben Tag entschieden wurde und was danach anders lief. Meine Beispiele dafür stehen unter Projekt in Schieflage.

7. Wie sieht das Ende aus?

   Eine gute Projektleitung plant ihren Ausstieg von Anfang an. Code, Daten und Dokumentation gehören dir, offene Punkte haben Namen. Frag konkret: Was bekomme ich, wenn wir uns nach dem ersten Schritt trennen? Wer bei dieser Frage still wird, hat mit dem Ende nicht gerechnet.

Schritt 5: Woran du nach dem Gespräch die Arbeitsweise erkennst

Das Erstgespräch ist die Bewerbung. Was danach kommt, ist die Arbeitsprobe, und die sagt mehr. Achte auf drei Dinge:

• Tempo der Zusammenfassung: Bei mir geht sie noch am selben Tag raus, mit den Entscheidungen und einer Tabelle, wer was macht.
• Fragen statt Annahmen: Ein Fragenkatalog, der nur fragt, was du allein beantworten kannst, und dir dazu sagt: „Ihr müsst nichts davon vorbereiten.“
• Ein Angebot mit offenem Visier: Annahmen stehen vorn, Varianten haben eine Empfehlung und ein ehrliches Gegenargument, deine Mitwirkung steht schriftlich drin. Preise nenne ich erst, wenn ich das Projekt verstanden habe. Ein Preis vor dem Verstehen ist eine Schätzung mit Briefkopf.

Schritt 6: Checkliste, bevor du unterschreibst

• Rollen, Ansprechpartner und Vertretung stehen mit Namen im Angebot oder Vertrag.
• Bei dir ist eine Ansprechperson benannt, die Zeit dafür hat.
• Klar ist, was die Projektleitung allein entscheidet und was zu dir zurückkommt.
• Vertragspartner und Rechnungssteller sind geklärt, besonders wenn eine Agentur oder ein Provider dazwischen steht.
• Die Vertragsform passt zur Zusammenarbeit. Lass sie bei Bedarf arbeitsrechtlich prüfen, vor allem bei langen Einsätzen mit fester Einbindung ins Team.
• Vertraulichkeit und Datenschutz sind geregelt, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind.
• Der erste verbindliche Schritt hat ein Ergebnis, ein Datum und einen Ausstiegspunkt.
• Übergabe und Eigentum an Code, Daten und Dokumentation sind festgehalten.

Und jetzt: die Fragen an mir testen

Suchst du gerade jemanden für dein Projekt, stell mir die sieben Fragen. Ich beantworte sie lieber im Erstgespräch als im dritten Projektmonat. Im schlimmsten Fall hast du 30 Minuten investiert und weißt danach klarer, wo es hakt.

Wer ich bin, steht unter Über mich, wie ich die Rolle ausfülle, unter Externe Projektleitung. Geht es um einen Relaunch, lies vorher den Relaunch-Projektplan.

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