Externe Projektleitung: einer, der den Laden zusammenhält

Was ich übernehme, und was nicht

Projekte ohne Leitung haben selten ein Technikproblem. Sie haben niemanden, dessen Aufgabe es ist, dass sie fertig werden. Diese Aufgabe übernehme ich auf Zeit: Ziel klären, Plan bauen, Team führen, Entscheidungen fällig machen, übergeben. Ich komme von außen und gehe mit einer Übergabe, nach der du mich nicht mehr brauchst.

Fast alle meine Projekte laufen mit meiner Crew bei clickpuls, dort stehe ich in jedem Angebot als Erster, mit der Rolle „Strategie und Projektleitung“. Ich baue selbst mit, wo es hilft, und das Webdesign liegt meistens auch bei mir. Dann geht zwischen Plan und Entwurf nichts verloren. Termine verwalten kann ein Werkzeug. Ich verantworte, was zwischen den Terminen passiert.

Personalverantwortung für deine Leute und Rechtsfragen übernehme ich nicht. Beides gehört in deine Linie, und dort bleibt es auch nach meinem Ausstieg.

Woran du merkst, dass dir eine Projektleitung fehlt

• Das Projekt läuft neben dem Tagesgeschäft und verliert jede Woche gegen das Tagesgeschäft.
• Mehrere Dienstleister liefern, aber niemand verbindet, was sie liefern.
• Die Geschäftsführung hört von jeder Seite einen anderen Stand.
• Entscheidungen werden vertagt, weil niemand sie vorbereitet hat.
• Die Person, die das Projekt geführt hat, ist weg: gekündigt, in Karenz, in einem anderen Projekt. Die Rolle ist leer, das Projekt läuft weiter.

Der letzte Punkt ist ein eigener Fall. Um den geht es weiter unten bei der Interim-Projektleitung.

Was ich zuerst mache

Am Anfang kläre ich, wer was entscheidet. Solange das offen ist, hilft kein Zeitplan, weil jede Entscheidung auf jemanden wartet, der glaubt, sie gehöre einem anderen.

1. Vorher draufschauen. Bevor wir uns sehen, kenne ich dein Projekt so weit, wie es von außen sichtbar ist. Für einen Konzern habe ich vor dem Termin eine KI-Antwortmaschine gefragt, wen sie in seinem Feld empfiehlt: drei Mitbewerber, den Kunden selbst nur am Rand.
2. Im Erstgespräch: zuhören und nachfragen. Ich frage bei jeder Vorgabe, wie verbindlich sie ist. Manche sind es, manche wurden nur nie hinterfragt. Am Ende steht eine Leitmessgröße, an der sich das Projekt messen lässt.
3. Am selben Tag: Wer macht was. Du bekommst eine Zusammenfassung mit allen Entscheidungen und einer Tabelle, wer was bis wann erledigt. Danach einen Fragenkatalog nur mit Fragen, die allein du beantworten kannst. Meine Kataloge hatten zwischen 10 und 152 Fragen, nach Zuständigkeit geschnitten.
4. Rollen klären. Wer entscheidet, wer liefert, wer muss informiert werden. Dazu eine erreichbare Ansprechperson auf deiner Seite. Sie hält das Tempo hoch.
5. Ein Entscheidungslog anlegen. Jede Entscheidung bekommt eine Nummer, ein Datum und einen Namen. Wer später fragt, wer das beschlossen hat, findet die Antwort, ohne eine Besprechung einzuberufen.
6. Zum Schluss: der Plan und der kleinste verbindliche Schritt. Phasen mit Ausstiegspunkten, Annahmen vorn, Varianten mit Empfehlung und ehrlichem Gegenargument. Verbindlich ist nur die erste Phase.

Wie ich das Projekt bis zur Übergabe führe

Nach dem Start wird es leiser. Gute externe Projektleitung fällt dann vor allem dadurch auf, dass nichts auffällt.

Ein Ansprechpartner, von Anfang bis Ende

„Kein Senior als Lockvogel, kein Junior als Überraschung danach.“ Ich bin dein täglicher Ansprechpartner für Plan, Phasen und Entscheidungen, vom Erstgespräch bis zur Übergabe. Wer mit mir anfängt, hört auch mit mir auf.

Den Staffelstab übernehmen

In einem Workshop mit einem Erfinder hat der Vertriebspartner aus meiner Crew das Projekt an mich übergeben. Gezählt wurden danach 588 Redebeiträge von mir und 307 von ihm. Für jemanden, der Zuhören predigt, eine bemerkenswerte Zahl. Sie zeigt aber, dass die Übergabe vom Vertrieb an die Projektleitung geklappt hat.

Planen und gestalten in einer Hand

Beim Hersteller ultraleichter Wohnkabinen nennt das Impressum der Live-Seite digital bohemian und clickpuls für Konzept, Design und Entwicklung. Beim Skiverleih stand das neue Designsystem 4 Tage, nachdem die Leitung eine andere Richtung wollte. In beiden Fällen musste zwischen Plan und Gestaltung kein Briefing hin und her wandern.

Dienstleister verbinden statt austauschen

Beim selben Skiverleih lagen zwei SEO-Analysen auf dem Tisch, eine von einem externen Berater und eine von mir. Ich habe beide gegen die Rohdaten geprüft, meine eigene eingeschlossen, und eine Arbeitsteilung vorgeschlagen statt eines Wettbewerbs.

Entscheidungen fällig machen

Freigaben bekommen eine Frist. Termine bekommen eine Ergebnisspalte, die im Termin gefüllt wird. Und wenn etwas kippt, übersetze ich den Kurswechsel in ein System, bevor jemand baut.

Menschen und KI-Agenten im selben Team

Ich führe auch KI-Agenten wie ein Team: mit schriftlichen Regeln, gegenseitiger Prüfung und nummerierten Entscheidungen. Wie das in der Praxis aussieht, steht bei KI-Projekte leiten.

Interim-Projektleiter: wenn die Rolle leer ist

Interim heißt: Ich übernehme eine Projektrolle in deinem Haus, die gerade niemand ausfüllt, auf Zeit und mit einem Ausstiegsdatum, das von Anfang an feststeht. Der Unterschied zur externen Projektleitung: Ich arbeite in deinen Strukturen, mit deinen Werkzeugen und deinen Leuten.

Auf dieser Seite steht kein Interim-Mandat als Referenz, weil ich keines belegen kann. Belegen kann ich, wie ich Projekte übernehme, führe und übergebe, und genau das ist der Kern dieser Rolle. Personalverantwortung bleibt in deiner Linie. Ich führe Aufgaben, Termine und Entscheidungen, auch für dein Team, und plane die Übergabe an die Nachfolge ab dem ersten Tag mit.

Was am Ende steht

• Ein Übergabepaket: Dokumentation, aufgezeichnete Schulung, Entscheidungslog und offene Punkte, jeder mit einem Namen dahinter.
• Code, Daten, Designsystem und Dokumentation gehören dir. Das gilt für alles, was im Projekt entsteht, auch für Entwürfe, die es nicht bis zum Launch geschafft haben.
• Eine ehrliche Abrechnung. Fällt weniger Arbeit an als angenommen, gebe ich das genauso weiter.
• Ein Team, das ohne mich weiterarbeitet. Ich bleibe erreichbar, aber ich klammere nicht.

Wer aus der Crew dazukommt

In meinen Angeboten im Netzwerk der Wiener Agentur clickpuls (externer Link) stehen die Rollen mit Namen:

• Mathias Ziehengraser: Strategie und Projektleitung, in den meisten Fällen auch das Webdesign. Dein Ansprechpartner.
• Martin Ogris, Gründer und Geschäftsführer von clickpuls: Technik und KI.
• Enrico Jacono: Beratung und Sales.
• David Gerd Ogris: Creative Director, wenn deine Marke eine neue Wirkung braucht.
• Über 15 Spezialisten aus Entwicklung, Design, Content, Paid und Analytics kommen gezielt dazu, mit Namen und deinem Einverständnis. Dein Ansprechpartner bleibe trotzdem ich.

Mein Satz dazu: Du bekommst die Leute, die dein Projekt braucht, nicht die, die gerade frei sind.

Erzähl mir, was ansteht

Vorbereiten musst du nichts, das übernehme ich. Wenn du vorher prüfen willst, worauf es bei der Wahl ankommt, lies den Ratgeber Externen Projektleiter finden. Ich habe ihn so geschrieben, dass ich dabei auch durchfallen kann.

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