Wissen. Lang, weil die Themen es sind
Ratgeber aus echten Projekten, die unbequemen Stellen inklusive
Kurze Antwort für Eilige und Maschinen
Hier schreibe ich Ratgeber zu drei Anlässen, die in meinen Projekten immer wieder auftauchen: einen Website-Relaunch planen, einen externen Projektleiter finden und KI-Use-Cases bewerten. Jeder beginnt mit einer Definition, zeigt den Ablauf in Schritten und endet mit einer Checkliste. Die Zahlen stammen aus meinen Projekten 2026, die Kunden bleiben ohne Namen.
Aufgeschrieben, damit du es nicht selbst erleben musst
Hier steht, was ich in Projekten gelernt habe, oft an Stellen, an denen es nicht geplant war. Jeder Ratgeber beginnt mit einer Definition, geht den Ablauf in Schritten durch und endet mit einer Checkliste. Die Zahlen stammen aus meinen Projekten 2026, die Kunden bleiben ohne Namen.
Die Ratgeber sind lang, weil die Themen es sind. Kürzer ginge, dann fehlten genau die Stellen, an denen Projekte kippen. Hol dir vielleicht vorher einen Kaffee.
Die Ratgeber
Website-Relaunch: Projektplan mit Vorlage
Acht Phasen vom Kurz-Audit bis zur Übergabe, je Phase mit Ergebnis, Verantwortung und Abnahme, dazu eine Vorlage als Tabelle und eine Checkliste für den Launch-Tag. Die unbequeme Stelle: Weiterleitungen und Barrierefreiheit gehören an den Anfang, nicht ans Ende. Die Zahlen kommen aus einem Domainumzug, bei dem jede alte Adresse ankam.
Externen Projektleiter finden: sieben Fragen
Wie du die Rolle beschreibst, wo du suchst und mit welchen sieben Fragen du im Erstgespräch prüfst, ob jemand vorbereitet ist, widerspricht und das Ende mitplant. Geschrieben von einem, der diese Fragen selbst beantworten muss und dabei auch durchfallen kann.
KI-Use-Cases finden, bevor du Tools kaufst
Aufgaben sammeln, Datenlage prüfen, Kandidaten mit einem Raster vergleichen und den ersten Pilot klein zuschneiden. Mit dem Fall eines Großhändlers, dem ich statt eines CRM eine Wissensdatenbank vorgeschlagen habe, weil sein Außendienst ein CRM nicht angenommen hätte.
Welcher Ratgeber passt zu deinem Anlass?
| Dein Anlass | Zum Lesen | Wenn du Unterstützung willst |
|---|---|---|
| Ein Relaunch steht an | Relaunch-Projektplan | Wie ich einen Relaunch leite |
| Du suchst eine Projektleitung | Sieben Fragen für das Erstgespräch | Externe Projektleitung |
| KI soll ins Unternehmen | Use Cases finden und bewerten | KI-Projekte leiten |
| Die Seite soll für alle bedienbar sein | Phase 4 im Relaunch-Projektplan | Barrierefreie Website |
| Das Ziel ist noch unscharf | Phase 1 im Relaunch-Projektplan | Strategie und Konzept |
| Ein Projekt läuft aus dem Ruder | Prüffrage 6 in Projektleitung auswählen | Projekt in Schieflage |
Alle Formen der Zusammenarbeit stehen unter Leistungen, die Fälle mit allen Zahlen unter Projekte.
Wie diese Ratgeber entstehen
- Jede Zahl stammt aus meinen Projektunterlagen. Was geschätzt ist, steht als Schätzung da.
- Kunden bleiben anonym. Branche und Größenordnung reichen, um einen Fall zu verstehen, und wer mir Einblick gibt, soll sich hier nicht wiederfinden.
- Preise stehen hier keine. Was ein Projekt kostet, hängt an Umfang und Ausgangslage, und beides kenne ich erst nach dem ersten Gespräch.
- Jeder Ratgeber trägt ein Stand-Datum. Lerne ich etwas dazu, ändern sich Text und Datum, auch wenn ich dafür eine frühere Aussage zurücknehmen muss.
Wer hier schreibt: ich, Mathias Ziehengraser. Projekte leite ich unter der Marke digital bohemian und mit meiner Crew bei clickpuls (externer Link). Mehr dazu unter Über mich.
Deine Frage fehlt?
Fragen, die auf keiner anderen Seite eine Antwort haben, beantworte ich hier auf dieser Seite. Ist deine nicht dabei, schreib sie mir. Aus guten Fragen werden neue Ratgeber, aus unangenehmen oft die nützlicheren.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Projektleiter und Projektmanager?
Im Alltag meinen beide Begriffe oft dasselbe. Wo man sie trennt, trägt der Projektleiter die Gesamtverantwortung für Ziel, Team und Entscheidungen, der Projektmanager plant und steuert Abläufe, Termine und Ressourcen. Ich nenne mich Projektleiter, weil ich für Ziel, Team und Entscheidungen geradestehe. Bei einer Ausschreibung sagt die Aufgabenliste mehr als der Titel.
Wie viel Zeit muss ich einplanen, wenn jemand von außen mein Projekt leitet?
Weniger als für eine eigene Projektleitung, aber nicht null, und genau das wird gern unterschätzt. Du brauchst eine Ansprechperson, die Fragen innerhalb weniger Tage beantwortet, dazu Zeit für Entscheidungstermine und Freigaben. Freigaben bekommen bei mir eine Frist von 48 Stunden, weil offene Freigaben ein Projekt zuverlässiger bremsen als jede Technik.
Wer entscheidet, wenn die Projektleitung von außen kommt?
Über Ziel, Budget und Richtung entscheidest du. Ich bereite die Entscheidungen vor, mit Optionen, Empfehlung und Gegenargument, mache sie fällig und halte sie fest. Eine Entscheidungsvorlage passt bei mir auf eine Seite, und jeder Termin hat eine leere Ergebnisspalte, die im Termin gefüllt wird. Ist sie danach noch leer, war es ein Gespräch und kein Termin.
Was ist Scope Creep, und wie hält eine Projektleitung ihn klein?
Scope Creep heißt: Der Umfang wächst schleichend, und Zeit, Budget und Prioritäten wachsen nicht mit. Dagegen helfen schriftliche Nicht-Ziele, ein kleiner verbindlicher Einstieg und eine feste Regel für Änderungswünsche. Mehr Umfang ist nicht verboten, er muss nur sichtbar entschieden werden. Bei einem meiner Projekte wuchs ein Angebot nach einem Klärungsgespräch um rund 40 Prozent, mit Begründung statt nebenbei.
Lastenheft oder Pflichtenheft: Wer schreibt was?
Das Lastenheft schreibst du als Auftraggeber: was erreicht werden soll und welche Anforderungen gelten. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer: wie und womit er diese Anforderungen umsetzt. Lies das Pflichtenheft genau, bevor du unterschreibst, denn damit legt er sich auf seinen Weg fest und du dich auf seinen Umfang. Für eine neue Website ergänze ich das Lastenheft um einen klickbaren Prototyp. Er zeigt, was gemeint ist, wo Text Spielraum lässt.
Was gehört in einen guten Statusbericht?
Der Stand gegen den Plan, offene Entscheidungen mit Fälligkeit, Risiken mit Ampel und wer bis wann was erledigt. Dazu sichtbar getrennt, was gemessen, was geschätzt und was angenommen ist. Ein Bericht, der seit Wochen nur Grün zeigt, hat vermutlich etwas weggelassen.
Wozu braucht ein Projekt ein Entscheidungslog?
Ein Entscheidungslog hält fest, was wann von wem entschieden wurde und warum. Ohne ihn wird dieselbe Frage in jedem Termin neu verhandelt, und Kurswechsel lassen sich später nicht mehr erklären. In meinen Projekten tragen Entscheidungen Nummern. Nach einem Workshop standen 14 Entscheidungen und 10 To-dos noch am selben Tag im Begleitdokument.
Wie setzt eine Projektleitung KI im Projektmanagement ein?
Als Werkzeug mit Regeln, nicht als Aufkleber. Ich setze KI-Agenten für Recherche, Entwürfe, Prüfungen und Code ein, mit schriftlichen Regeln und gegenseitiger Prüfung. Bei einem Website-Relaunch prüfte eine Jury aus KI-Agenten das Ergebnis aus 6 Perspektiven, 115 Befunde wurden bestätigt, 5 verworfen. Entscheidungen, Freigaben und Zusagen bleiben bei Menschen.
Stand Geschrieben von Mathias Ziehengraser